De conformidad con el Decreto 398 de 2020, el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo reglamentó las reuniones no presenciales del artículo 19 de la Ley 222 de 1995 como alternativa para llevar a cabo la reunión ordinaria del órgano social competente antes del 31 de marzo del presente año, con el fin de evitar la congregación de personas en las reuniones de las juntas de socios, asambleas de accionistas o juntas directivas.

Por lo anterior, recomendamos tomar nota de lo siguiente para la celebración de dichas reuniones no presenciales:

1. Cumplirse con lo establecido en los estatutos o en la ley para la realización de reuniones por comunicación simultánea.
2. El representante legal deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quórum necesario durante toda la reunión.
3. Debe cumplir con todas las disposiciones legales y estatutarias sobre convocatoria, quórum y mayoría.
4. Deben utilizar un medio susceptible de prueba, es decir, que se pueda grabar lo discutido y aprobado durante la reunión, y posteriormente reproducir cuando sea necesario.

El mencionado decreto informa que las sociedades que a la fecha de entrada en vigencia del mismo hayan convocado a reunión ordinaria presencial del máximo órgano social para el año 2020, podrán, hasta un día antes de la fecha de la reunión convocada, dar un alcance a la convocatoria, precisando que la reunión se hará no presencial en los términos del artículo 19 de la Ley 222 de 1995.